Chuẩn bị triển khai AI CoE

Xây dựng một nền tảng vững chắc cho việc áp dụng AI CoE là điều quan trọng để đảm bảo tính bền vững lâu dài cho các sáng kiến về AI trong tổ chức.

Ba bước chuẩn bị được khuyến nghị để tối đa hóa tác động của các hoạt động AI CoE:

1. Xây dựng business case vững chắc

   Business case mạnh mẽ là một công cụ quan trọng giúp thu hút sự ủng hộ của lãnh đạo và các bên liên quan khi triển khai AI CoE trong tổ chức.

   Việc nhận được sự hỗ trợ từ lãnh đạo và các bên liên quan trên toàn tổ chức sẽ giúp bạn tiếp cận được các nguồn lực, nâng cao mức độ tham gia của nhân viên vào sáng kiến AI và tạo điều kiện thuận lợi để phát triển chiến lược AI hiệu quả. Khi đến giai đoạn triển khai các hoạt động AI, việc có sự ủng hộ từ các nhà lãnh đạo cấp cao là rất quan trọng để họ có thể thúc đẩy và bảo trợ cho các hoạt động này. Lãnh đạo cấp cao cũng có thể giúp định hướng chiến lược AI phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.

   Điều chỉnh business case theo đối tượng mục tiêu

   Lý do thuyết phục nhất để hỗ trợ AI trong tổ chức có thể khác nhau tùy thuộc vào trọng tâm và ưu tiên của từng doanh nghiệp. Các lập luận khác nhau sẽ thu hút sự quan tâm của các nhà lãnh đạo và phòng ban khác nhau. Một số bên liên quan sẽ quan tâm đến yếu tố đạo đức, trong khi những người khác có thể tập trung vào lợi ích tài chính, tuân thủ pháp luật, năng suất hoặc sự hài lòng của khách hàng. Business case sẽ thành công nhất khi được điều chỉnh phù hợp với lợi ích của các bên liên quan và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

   Khi xây dựng business case, việc liên kết các lập luận với ưu tiên, giá trị và chỉ số hiệu suất chính (KPI) của tổ chức sẽ giúp tăng tính thuyết phục. Nếu có, bạn có thể sử dụng dữ liệu và số liệu cụ thể của tổ chức để củng cố lập luận của mình.

   Dưới đây là một số ví dụ về cách điều chỉnh business case:

   • Ví dụ 1: Tuân thủ pháp luật, Đối chiếu chuẩn mực bên ngoài và Danh tiếng

     Trong một tổ chức nơi lãnh đạo chủ yếu quan tâm đến việc tuân thủ pháp luật, so sánh với các doanh nghiệp khác và xây dựng danh tiếng bên ngoài, một business case có thể bao gồm các điểm sau:

     • Các phân tích cho thấy nhiều tổ chức hiện chưa đáp ứng các tiêu chuẩn AI quốc tế. Việc xây dựng một chiến lược AI dựa trên AI CoE giúp tổ chức trở thành đơn vị tiên phong trong lĩnh vực này.
     • Các quy định về bảo mật dữ liệu và sử dụng AI đang thay đổi nhanh chóng. Chủ động rà soát và cập nhật chính sách AI giúp tổ chức luôn tuân thủ các quy định mới.
     • Xây dựng chiến lược AI mạnh mẽ giúp tổ chức trở thành nhà tuyển dụng hấp dẫn hơn. Các nghiên cứu chỉ ra rằng một môi trường làm việc đổi mới với AI là yếu tố quan trọng thứ hai trong quyết định nhận việc của nhân viên.

   • Ví dụ 2: Giảm chi phí và tối ưu nguồn lực

     Với các tổ chức đang đối mặt với chi phí vận hành cao hoặc khó khăn trong quản lý tài nguyên, business case có thể nhấn mạnh vào những lợi ích sau:

     • Việc ứng dụng AI giúp tự động hóa các quy trình vận hành, giảm thời gian xử lý và tối ưu hóa nguồn nhân lực.
     • Nghiên cứu của McKinsey cho thấy các công ty áp dụng AI vào quy trình làm việc có thể tăng hiệu suất lên đến 40% và giảm sai sót tới 30%.
     • AI hỗ trợ phân tích dữ liệu nhanh chóng, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và cải thiện hiệu suất hoạt động.

2. Thành lập đội ngũ cốt lõi và cam kết nguồn lực

   Một đội ngũ cốt lõi mạnh mẽ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai AI CoE thành công. Đội ngũ này nên bao gồm: Đội ngũ được hình thành với những thành viên đủ các năng lực hỗ trợ cho phần phát triển của AI, bao gồm:

   • AI Product Manager: Người chịu trách nhiệm quản lý và định hướng chiến lược cho các sản phẩm AI. Họ sẽ làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để đảm bảo rằng các sản phẩm AI đáp ứng được nhu cầu kinh doanh và mang lại giá trị thực tiễn cho tổ chức.

   • Business Analyst (BA): Người phân tích và xác định các yêu cầu kinh doanh, đảm bảo rằng các giải pháp AI được phát triển phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức. BA sẽ làm việc với các phòng ban khác nhau để thu thập thông tin và đưa ra các đề xuất cải tiến.

   • Engineering Team: Đội ngũ kỹ sư chịu trách nhiệm phát triển, triển khai và duy trì các giải pháp AI. Họ sẽ làm việc với các công nghệ và công cụ AI hiện đại để xây dựng các mô hình và hệ thống AI hiệu quả. Đội ngũ này bao gồm các kỹ sư phần mềm, kỹ sư dữ liệu và các chuyên gia về học máy.

   • Trainer: Người đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong việc nắm bắt và ứng dụng các kỹ năng AI. Trainer sẽ cung cấp các khóa học, tài liệu và hướng dẫn để giúp nhân viên hiểu rõ về AI và cách áp dụng nó vào công việc hàng ngày. Họ cũng sẽ tổ chức các buổi workshop và thực hành để nâng cao kỹ năng của nhân viên.

   Việc thành lập một đội ngũ cốt lõi với đầy đủ các năng lực này sẽ giúp tổ chức triển khai AI CoE một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.

3. Đảm bảo sự ủng hộ của nhân viên

   Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và ứng dụng AI trong công việc hàng ngày. Để đảm bảo sự tham gia tích cực của nhân viên, tổ chức cần:

   • Truyền thông rõ ràng về mục tiêu và lợi ích của AI CoE.
   • Cung cấp đào tạo để giúp nhân viên nắm bắt các kỹ năng cần thiết cho việc ứng dụng AI.
   • Khuyến khích sáng tạo và tạo không gian cho nhân viên đề xuất các ý tưởng về AI.
   • Tạo môi trường thử nghiệm cho phép nhân viên trải nghiệm AI mà không sợ rủi ro.

Bằng cách thực hiện các bước chuẩn bị này, tổ chức sẽ có một nền tảng vững chắc để triển khai AI CoE một cách hiệu quả và bền vững.